Logiciel GED : ce que c'est, et comment le choisir

Qu'est-ce qu'une GED ?

Une GED est un logiciel qui centralise tous les documents d'une entreprise (textes, tableurs, PDF, photos, vidéos, e-mails, scans) pour les stocker, les classer, contrôler qui y accède et les retrouver.

Elle se distingue d'un simple dossier partagé par trois choses : des informations sur chaque document (type, date, auteur…), une recherche dans le contenu, et la trace de qui a fait quoi.

GED et archivage

Une facture ou un contrat est un document vivant pendant quelques semaines, puis une archive pendant des années. Une GED qui gère aussi l'archivage applique une durée de conservation à chaque type de document et empêche sa suppression avant l'échéance.

Les questions à poser avant de choisir

• Où sont hébergées les données ? Le pays et les prestataires comptent.
• Peut-on tout récupérer, et à quel prix ? Vos documents doivent pouvoir partir avec vous.
• La recherche lit-elle les scans ? Sans reconnaissance de caractères, un scan est une image muette.
• Gère-t-elle des durées de conservation ? Certains documents doivent être gardés plusieurs années.
• Y a-t-il des frais d'installation ? Ils pèsent souvent lourd.