Questions fréquentes sur la GED Bewaar

Bewaar est une GED en ligne : un seul endroit pour ranger, conserver, retrouver et partager les documents de votre entreprise. Il est édité par EMIPROD, à Esquelbecq (Nord), et hébergé en France.

Une GED (gestion électronique de documents) est un logiciel qui centralise les documents d'une entreprise, les classe, contrôle qui peut les voir et permet de les retrouver par recherche. En savoir plus sur les logiciels de GED.

Un dossier partagé range des fichiers. Bewaar ajoute à chaque document un type, des informations (date, tiers, montant…), une recherche dans son contenu, une durée de conservation, des droits par espace et un historique des actions.

Aux TPE, PME, services administratifs et sites d'exploitation qui veulent arrêter de chercher leurs documents dans les boîtes mail, les clés USB et les vieux serveurs. Il n'y a pas besoin d'un service informatique pour l'utiliser.

« Bewaar » veut dire « garde-le » en néerlandais : c'est le mot qu'on écrit sur une boîte d'archives en Flandre. Bewaardoc est son nom long et son adresse web.

Oui. Écrivez-nous pour une présentation ou pour ouvrir l'espace de votre entreprise.

Bewaar est proposé en abonnement. Nos tarifs sont disponibles sur simple demande : contactez-nous.

Tous les fichiers de l'entreprise : Word, Excel, PowerPoint, LibreOffice, PDF, photos, scans, e-mails enregistrés (.eml, .msg), fichiers XML, archives ZIP. Un format inconnu est quand même conservé, simplement sans aperçu.

Non. Vous les déposez tels quels et l'original est conservé sans modification.

Oui. Les PDF, documents bureautiques et images s'affichent directement dans le navigateur, avec zoom et recherche dans le texte.

Jusqu'à 500 Mo par fichier.

Oui, par glisser-déposer. Vous pouvez reproduire son arborescence et appliquer le même type de document à tous les fichiers.

Bewaar reconnaît le doublon et vous demande quoi faire : annuler, l'ajouter quand même, ou en faire une nouvelle version d'un document existant.

Chaque nouveau fichier déposé sur un document crée une version. Les versions précédentes restent intactes et consultables ; restaurer une ancienne version en crée une nouvelle, sans rien effacer.

Non, Bewaar n'est pas un traitement de texte. Vous modifiez le fichier avec votre logiciel habituel, puis vous déposez la nouvelle version.

Vous les numérisez avec votre scanner ou votre copieur, puis vous les déposez. Bewaar lit le texte du scan (OCR) pour le rendre cherchable.

Un document stocké peut être modifié ou supprimé. Un document archivé est figé : pendant sa durée de conservation, il ne peut être ni modifié ni supprimé.

Automatiquement, selon le type de document et une date de départ (date du document, fin d'exercice…). Vous choisissez les règles ; Bewaar les applique.

Rien n'est détruit automatiquement. Bewaar vous prévient : vous prolongez la conservation ou vous proposez la destruction, qui doit être validée par une deuxième personne et donne lieu à un procès-verbal.

Oui. Un gel empêche toute destruction des documents concernés tant qu'il n'est pas levé.

Chaque fichier reçoit une empreinte numérique au dépôt. Elle est vérifiée régulièrement et affichée sur la fiche du document, et un journal garde la trace des actions.

Un document non archivé va d'abord dans la corbeille, où il reste restaurable pendant 30 jours.

Cela dépend du document : dix ans pour les factures, par exemple. Votre expert-comptable ou votre conseil reste la bonne référence.

Pas toujours. Pour les factures, l'administration fiscale fixe des conditions précises. Demandez à votre expert-comptable avant de détruire des originaux.

En France. Voir l'hébergement et la sécurité.

Non. Bewaar ne stocke pas de données de santé et n'est pas un hébergeur de données de santé (HDS). Les documents médicaux concernant des personnes (dossiers médicaux, ordonnances, arrêts de travail…) ne doivent pas y être déposés.

Les documents sur les animaux (attestations de crémation, documents vétérinaires) ne sont pas des données de santé au sens du RGPD, qui ne vise que les personnes. Ils peuvent être conservés dans Bewaar.

Oui. Les connexions sont chiffrées (HTTPS), ainsi que les fichiers stockés et les sauvegardes.

Oui, par code à usage unique sur une application d'authentification. Elle est obligatoire pour les administrateurs, et vous pouvez l'imposer à tous les utilisateurs.

Non, par défaut. Pour une demande de support, votre administrateur peut accorder un accès limité dans le temps ; il peut le retirer à tout moment, et chaque action est tracée dans votre journal.

Oui, automatiquement, avec des copies chiffrées conservées hors du serveur principal. Les restaurations sont testées régulièrement.

Oui. Chaque fichier est analysé par un antivirus avant tout traitement ; un fichier infecté est isolé et n'est pas accessible.

Pour vos documents, EMIPROD agit comme sous-traitant : un contrat de sous-traitance (article 28 du RGPD) accompagne l'abonnement. Les données restent dans l'Union européenne, sans prestataire soumis au droit américain dans la chaîne.

Non. Bewaar archive les factures que vous recevez ou émettez par votre plateforme de facturation, dans leur format d'origine. Il n'émet ni ne reçoit de factures et ne transmet rien à l'administration.

Oui. Le fichier d'origine est conservé tel quel, ses informations (numéro, date, montant, fournisseur) sont extraites, et une version lisible s'affiche à l'écran. Voir l'archivage des factures.