Migration de documents
Migration de documents : confiez-les-nous, nous les organisons
Vieux serveur, disques, exports de logiciels, boîtes mail : vous nous confiez vos fichiers, nous les classons dans Bewaar. Vos équipes retrouvent tout au même endroit.
Ce que vous nous confiez
Vos documents, d'où qu'ils viennent
Serveurs et NAS
Le vieux serveur de fichiers, le NAS du bureau, les dossiers partagés.
Disques et clés
Disques externes, sauvegardes, clés USB.
Exports de logiciels
Pièces jointes d'un CRM ou d'un ancien logiciel, avec leur fichier d'export.
E-mails
Messages enregistrés ou boîtes exportées : chaque e-mail devient un document, avec ses pièces jointes.
Archives compressées
Fichiers ZIP ou 7z, décompressés et classés.
Scans
Documents papier déjà numérisés : leur texte est lu pour être cherchable.
Comment ça se passe
Nous faisons le travail, vous validez
Vous nous transmettez une copie de vos fichiers, par transfert sécurisé ou sur disque selon le volume. Vos originaux restent chez vous.
Inventaire
Ensemble, nous faisons le point : volumes, formats, sources, ce qui doit être gardé.
Plan de classement
Nous définissons avec vous les espaces, les types de documents et leurs durées de conservation.
Import
Les fichiers sont importés tels quels, les doublons écartés, les dates d'origine conservées. Les informations utiles sont tirées des noms de dossiers et de fichiers.
Lecture et archivage
Le texte des scans est lu, les formats anciens reçoivent une copie lisible, et chaque document prend sa durée de conservation.
Contrôle
Un rapport recense chaque fichier : importé, écarté ou en erreur, avec le motif. Un échantillon est vérifié avec vous.
À l'arrivée
Ce que vous obtenez
- Tous vos documents dans Bewaar, rangés par espace et par type.
- Une recherche dans leur contenu, y compris dans les scans.
- Les originaux conservés sans modification, avec leur empreinte.
- Des durées de conservation appliquées automatiquement.
- Un rapport complet de la migration, fichier par fichier.
FAQ
Questions sur la migration
Combien de documents pouvez-vous reprendre ?
De quelques centaines de fichiers à plusieurs années d'archives. L'inventaire permet d'estimer le volume et la durée de la migration.
Mes fichiers d'origine sont-ils modifiés ?
Non. Nous travaillons sur une copie, et les fichiers sont importés tels quels.
Que devient l'arborescence de mes dossiers ?
Elle sert à classer les documents : nous pouvons la reproduire, ou en tirer les espaces, les types et les informations de chaque document.
Que faites-vous des doublons ?
Un fichier identique déjà importé est repéré et écarté ; il apparaît dans le rapport.
Et les documents papier ?
Nous reprenons les documents déjà numérisés. Pour des archives papier à numériser, parlons-en.
Des documents à migrer ?
Dites-nous ce que vous avez et où ils se trouvent, nous vous répondons.